Jakie są obowiązki związane z kasą fiskalną?


Kasa fiskalna bywa również nazywana kasą rejestrującą, ponieważ jej zadanie polega na rejestracji sprzedaży. Dzięki niej można rejestrować zarówno sprzedawane produkty, jak i świadczone usługi.

Każda dokonana transakcja jest ewidencjonowana, a potwierdzeniem jej jest wydrukowany paragon fiskalny. Klient dostaje go do ręki i może dzięki temu dokładnie sprawdzić, za co zapłacił. Paragon jest dokumentem fiskalnym z dokonanej sprzedaży. Kasa fiskalna jest urządzeniem samodzielnym, które do pracy nie potrzebuje podłączenia pod zewnętrzny komputer z oprogramowaniem. Oprócz drukowania paragonów, które są dowodem zakupu i drukowane są zawsze w dwóch egzemplarzach (jeden trafia do klienta, a drugi zostaje w przedsiębiorstwie na potrzeby firmy), kasa pełni również bardzo ważną funkcję w procesie rozliczania się między firmą a urzędem skarbowym. 

Kasy fiskalne – co trzeba wiedzieć, aby korzystać z nich we właściwy sposób?


1. Umieszczanie dokonywanej sprzedaży w odpowiedniej ewidencji
Jeżeli przedsiębiorca dokonuje sprzedaży na rzecz osoby fizycznej, która nie prowadzi własnej działalności gospodarczej albo na rzecz rolnika ryczałtowego, ma obowiązek umieszczenia takiej transakcji w odpowiedniej ewidencji sprzedaży prowadzonej przy użyciu kasy fiskalnej.


2. Konieczność ciągłej rejestracji sprzedaży
Na podatniku ciąży obowiązek rejestracji każdej dokonywanej sprzedaży. Jeżeli podstawowa kasa fiskalna nie działa, przedsiębiorca musi ewidencjonować sprzedaż, używając do tego celu rezerwowej kasy fiskalnej. W przypadku, gdy nie jest to możliwe, sprzedaż nie może być zrealizowana.


3. Wdrożenie nowych pracowników
W sytuacji, kiedy przedsiębiorca zatrudnia nowego pracownika, który będzie podczas swojej pracy korzystał z kasy fiskalnej, musi dokładnie zapoznać go z zasadami i regułami rządzącymi ewidencją transakcji prowadzoną przy jej użyciu. Każdy pracownik musi bowiem znać zasady prowadzenia ewidencji, a także wystawiania paragonów fiskalnych. Konieczne jest również uświadomienie pracownikom tego, jakie są skutki nieprzestrzegania owych zasad. Na dowód przeprowadzonego prawidłowo wdrożenia pracownika w zasady ewidencji przedsiębiorca musi od niego uzyskać stosowne oświadczenie mówiące o tym, że został od dokładnie poinformowany i zapoznał się z zasadami ewidencji prowadzonej przy pomocy kasy rejestrującej.


4. Czytelność wystawianych paragonów
Każdy paragon drukowany przy użyciu kasy fiskalnej musi być czytelny, tak aby nabywca mógł szybko i bezproblemowo sprawdzić, czy sprzedaż została prawidłowo przeprowadzona. Oprócz samej nazwy sprzedawanego towaru lub usługi na paragonie może znajdować się krótki jej opis, który będzie stanowił rozwinięcie nazwy.


5. Regularne przeglądy techniczne
Właściciel kasy fiskalnej jest również zobowiązany do wykonywania jej regularnych przeglądów technicznych. Należy przeprowadzać je co dwa lata. Każdy przegląd musi być odnotowywany w książce serwisowej danej kasy. 


6. Kasa musi posiadać numer unikatowy
Najnowsze kasy rejestrujące online oprócz prowadzenia ewidencji sprzedaży wysyłają wszystkie dane do Centralnego Repozytorium Kas. Aby mogły to robić, muszą zapewniać prawidłową rejestrację, przechowywanie oraz bezpieczne przesyłanie danych na zewnętrzne nośniki danych. Żeby móc korzystać ze wszystkich tych czynności, pamięć fiskalna kasy rejestrującej musi posiadać numer unikatowy, który jest nadawany przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

 

Wróć